A RETENIR (note de l'auteur)
En tant que particulier, on ne peut pas vous imposer une
facture électronique, vous pouvez EXIGER de continuer à recevoir un document
papier, mais le simple fait d’accepter une fois une facture électronique donne
le droit à votre fournisseur de continuer à le faire de manière irréversible.
Qu'est-ce qu'une facture électronique ?
Dans la législation TVA, il existe deux types de factures
électroniques reconnues qui ont la même valeur juridique qu’une facture papier
:
- la
facture électronique « ordinaire ». Il s’agit par exemple d’une
facture au format PDF dont la structure et la mise en page sont libres,
tant que les données obligatoires y sont indiquées.
- la
facture électronique structurée. Celle-ci sera obligatoire à partir du 1er janvier
2026 pour toutes les opérations entre deux assujettis belges (B2B)
Qu’est-ce
qu’une facture électronique « ordinaire » ?
Une facture électronique « ordinaire » reprend
toutes les données obligatoires d’une facture et est émise et reçue sous forme
électronique, quelle qu’elle soit. Il s’agit donc de la définition au sens
large d’une facture électronique selon la législation TVA.
Qu’est-ce
qu’une facture électronique structurée ?
Il s’agit d’une facture électronique qui est établie,
envoyée et reçue dans une forme électronique structurée. Cela permet son
traitement automatique et électronique. Dans la législation TVA, il s’agit de
la définition plus stricte d’une facture électronique. C’est ce type de facture
qui sera obligatoire à partir du 1er janvier 2026 pour les
opérations entre deux entreprises belges assujetties à la TVA (B2B).
Quel
format doivent avoir les factures électroniques structurées ?
Les factures électroniques structurées doivent respecter
les normes sémantiques et syntaxiques européennes EN 16931-1 et
CEN/TS 16931-2(link is external) (ci-après dénommées conjointement
EN16391 ou la Norme européenne).
Concrètement, cela signifie que les factures doivent pouvoir
être établies au format Peppol-BIS. Cela s’applique déjà également aux
opérations entre les entreprises et les pouvoirs publics (B2G).
Vous ne pouvez déroger à ceci que lorsque les deux parties
sont d’accord et lorsque le format alternatif respecte également cette même
norme européenne.
Les factures électroniques structurées doivent
systématiquement pouvoir être envoyées et reçues via le réseau Peppol.
Vous ne pouvez déroger à ceci que si les deux parties sont
d’accord.
Comment
un format alternatif peut-il être conforme à la Norme européenne ?
Un format alternatif peut être conforme à la Norme
européenne si ce format peut être converti en une facture qui respecte les
règles de la Norme européenne. Cela signifie que les éléments clés obligatoires
de la facture :
- sont
présents en nombre suffisant (cardinalité) ;
- ont
la même signification (sémantique) ;
- sont
calculés de la même manière (syntaxe) (par ex. : règles d’arrondi).
Les
factures en PDF sont-elles encore légales ?
Les factures en PDF sont encore légales dans toutes les
situations jusqu’au 31 décembre 2025.
À partir du 1er janvier 2026, la facture
électronique structurée sera obligatoire pour toutes les opérations entre les
entreprises belges assujetties à la TVA.
Pour toutes les autres opérations, les factures en PDF
resteront également valables après le 1er janvier 2026. C’est
par exemple le cas pour les opérations avec des clients particuliers (B2C) ou
la facturation internationale (au sein de l’UE et hors UE).
|
Facturation
B2B en Belgique |
Jusque
2025 |
À
partir de 2026 |
|
Facture papier |
autorisée |
non autorisée |
|
Facture
Peppol-BIS via le réseau Peppol |
autorisée* |
obligatoire |
|
E-invoice (convertible en EN16931) |
autorisée* |
autorisée** |
|
Autres
formats (par ex. : PDF, Excel, Word…) |
autorisée* |
non
autorisée |
* pour la facturation électronique avant le 1.1.2026, vous
avez besoin de l’accord du destinataire. L’enregistrement sur le réseau Peppol
vaut comme accord. Cela vous permet de voir par vous-même (link
is external) quels clients sont prêts et disposés à recevoir des
factures électroniques structurées.
** l’utilisation d’un format et d’une méthode de
transmission alternatifs n’est possible que d’un commun accord, et en
respectant la Norme européenne EN16931
Les
factures électroniques structurées sont-elles sécurisées ?
La sécurité des factures dépend de :
- la
technologie utilisée ;
- les
contrôles existant au sein de l’entreprise ;
- les
accords conclus entre les parties prenantes.
L’utilisation du réseau Peppol fournit des garanties pour le
transfert sécurisé des données. L’accès au réseau est assuré par des
prestataires de services certifiés. Vous pouvez comparer ceci à un réseau de
télécommunications. En revanche, le canal e-mail – même s’il est très flexible
– s’avère très sensible en ce qui concerne la fraude à la facture et la
criminalité sur Internet (phishing, malware, ransomware …).
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